GMail이 다른 메일 환경과 가장 크게 다른 점이라면 '라벨' 기능을 들 수 있을 것입니다. GMail은 다른 메일 환경과는 달리 '편지함' 기능을 제공하지 않습니다. GMail에 '편지함'이란 개념이 아주 없는 것은 아닙니다. 받은편지함, 보낸편지함, 임시보관함, 스팸함, 휴지통, 이렇게 다섯 가지가 있습니다. 중요보관함은 '별표'를 붙여 준 메일만 보여주기 때문에 편지함이라기 보다는 또다른 라벨 기능이라고 할 수 있겠고, 채팅보관함은 일반 이메일 메시지가 아닌 채팅 기록을 담는 곳입니다. 이렇게 기본으로 준비된 편지함 말고는 GMail에서는 편지함을 사용자가 마음대로 만들 수가 없습니다. 대신에, GMail에서는 편지함과 비슷하지만 조금은 다른 개념을 가진 '라벨' 기능을 제공합니다. 라벨 기능은 다음과 같은 특징이 있습니다.
- 한 메시지에 여러 라벨을 붙일 수 있다.
- 필터를 통해서 특정 라벨만 붙은 메시지만 볼 수 있다. (편지함과 비슷한 기능을 한다).
- 조건을 설정해서 자동으로 라벨을 붙일 수 있다. 한 조건에 대해서는 한 라벨만 붙일 수 있지만, 조건을 여러 개 설정해서 한 메시지에 여러 라벨을 붙일 수도 있다.
라벨 기능은 편지함과는 달리 한 메시지에 여러 라벨을 붙일 수 있습니다. 따라서 한 메시지에 대해서 다른 개념을 가진 여러 라벨을 붙일 수 있다는 장점이 있습니다. 예를 들어서 업무용 메일에 대해서 다음과 같이 여러 가지 관점을 가질 수 있을 것입니다.
- 발신처 : 회사 내부에서 온 것인지, 회사 외부에서 온 것인지
- 관련 업무 : 진행중인 업무에 대한 것인지, 진행할 업무에 대한 것인지
- 메일의 성격 : 업무 지시인지 보고서 또는 참고 자료인지
이렇게 관점이 다른 경우에는 한 메시지가 한 편지함에 들어가야 하는 편지함 기능으로는 정확하게 분류를 하기가 어려울 것입니다. 하지만 GMail 라벨 기능을 활용하면 한 메시지에 여러 라벨을 붙일 수 있으므로 메시지 분류가 좀더 정확해질 수 있을 것입니다. 예를 들어서, 한 가지 메시지에 대해서, '회사 내부, 진행중, 업무 지시' 또는 '회사 외부, 진행계획, 참고 자료', 이런 식으로 여러 라벨을 같이 붙여 놓을 수 있기 때문입니다. 또한 GMail 작업 화면 왼쪽을 보면 쓰고 있는 라벨 리스트가 나옵니다. 라벨 이름을 클릭하면 그 라벨이 붙은 메시지만 골라서 보여주므로 다른 메일 환경의 편지함처럼 쓸 수도 있습니다. 업무에 관련된 여러 가지 종류의 메일을 하루에도 수십 통씩 받아야 하는 분들이라면, 이 GMail의 라벨 기능은 상당히 쓸모 있게 메일을 분류해 줄 것입니다.
